Private-Equity-Investitionen waren in den letzten Jahren sehr beliebt, und die Wachstumsraten der verwalteten Vermögen waren spektakulär. Im Jahr 2020 prognostizierte Deloitte, dass die verwalteten Vermögen bis 2025 5,8 Billionen US-Dollar erreichen werden, und dies scheint immer noch ein vernünftiger Basisfall zu sein. Vor etwa 5 Jahren schätzte ein Kommentator, dass 90 % des PE-Geschäfts über Tabellenkalkulationen abgewickelt werden - im Jahr 2022 gibt es kaum Anzeichen dafür, dass sich die Situation wesentlich geändert hat.
Sollten also nicht alle Investmentmanager, die derzeit Tabellenkalkulationen für PE verwenden, über die "fragile" Natur dieser Aufzeichnungen besorgt sein? Was ist, wenn versehentlich eine falsche Zuteilung an ihre Limited Partners ("LP") vorgenommen wird? Was ist, wenn dieser Berechnungsfehler in der Kalkulationstabelle über mehrere Jahre und mehrere Investitionsbeiträge/Ausschüttungen hinweg bestehen bleibt? Was ist mit der treuhänderischen Verpflichtung gegenüber diesen Partnern? Während einige Vermögensverwalter bereits die Vorteile eines Wechsels zu einer umfassenden Lösung für die Portfolioaufzeichnung erkannt haben, gibt es immer noch viele andere Verwalter, die sich trotz der offensichtlichen Schwächen und Nachteile einer solchen Aufzeichnungslösung weiterhin auf Tabellenkalkulationen verlassen. Wie viele Vermögensverwalter sind in der Komplexität der PE-Produkte, die sie ihren Anlegern anbieten können, eingeschränkt, weil sie Bedenken hinsichtlich der Robustheit von Tabellenkalkulationen haben?
Das offensichtlichste Problem bei einer Kalkulationstabelle ist das Fehlen einer nachvollziehbaren Historie. Es ist nur allzu leicht, eine Änderung an einer Kalkulationstabelle vorzunehmen, ohne dass nachvollziehbar ist, wer oder warum die Änderung vorgenommen wurde. Wenn nicht darauf geachtet wird, die Versionsnummern zu erhöhen und umfassende Sicherungskopien aufzubewahren, kann es leicht zu einer Katastrophe kommen, die eine umfangreiche manuelle Wiederherstellung von Basisdaten erfordert. Das Aufspüren von Tabellenkalkulationsfehlern kann schwierig und zeitaufwändig sein, da es nur wenige eingebaute Hilfsmittel gibt, so dass mehrere Kontrollpunkte in die Kalkulationstabelle eingebaut werden müssen, um die "Checks and Balances" zu verdoppeln, was das Problem weiter verkompliziert.
Lokale Tabellenkalkulationen sind auch schwer zu pflegen, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf sie zugreifen wollen, was den Anschein einer überprüfbaren Kontrolle verringert. Wer hat die aktuelle Version? Befinden sich mehrere Kopien auf verschiedenen Laufwerken und werden sie von verschiedenen Mitarbeitern aktualisiert? Cloud-basierte Tabellenkalkulationen sind von Natur aus einfacher zu teilen, aber das Risiko von Sicherheitsproblemen steigt, und lokale Kopien können sich immer noch im Unternehmen verbreiten. Wie wird der Benutzerzugriff kontrolliert? Viele der LPs teilen vertrauliche Daten mit ihren Managern - eine lokal installierte Tabellenkalkulation ist schwer mit einer strengen Benutzerzugriffskontrolle zu pflegen; die Herausforderung und Gefahr kann immens sein.
Selbst wenn die PE-Kalkulationstabelle mit vollständigen Backups und inkrementeller Versionserstellung gut gepflegt wird, hängt die Pflege der Tabelle oft vom einzelnen "Autor" ab. Wenn ein wichtiger Mitarbeiter ausfällt, wie leicht wird es für die verbleibenden Mitarbeiter sein, die Scherben aufzusammeln? Viele Funktionen in Excel können so gestaltet werden, dass sie zu denselben Berechnungen führen, aber Formeln, Makros und clevere Kreuztabellen und Pivots werden oft nach persönlichen Erfahrungen/Vorlieben und ohne vollständige und klare Dokumentation erstellt, die weitergegeben und als Backup verwendet werden kann. Das Innenleben der Tabellenkalkulation, die Elemente wie LP-Verpflichtungen, Wasserfälle, Zuteilungen, Ausschüttungen, Hurdle Rates, Performance-Gebühren und allgemeine Gebühren kontrollieren und aufzeichnen soll, kann schwer in einer Tabellenkalkulation zu kodieren sein, geschweige denn, sie zu erfassen und zu pflegen. Und dann ist da noch die Frage, wer für die Tabelle verantwortlich ist: Front-Office? Back-Office? Back-Office-Mitarbeiter haben möglicherweise nicht die Ausbildung oder Erfahrung, um mit den komplexen Tabellenkalkulationen des Managers oder seines Front-Office-Analysten umzugehen.
Ein weiteres Problem bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung eines PE-Portfolios ist die "Skalierbarkeit". Eine Tabellenkalkulation kann naturgemäß mit einer sehr kleinen Anzahl von Investoren umgehen (eine Handvoll kann man sicherlich mit Papier und Taschenrechner bewältigen), aber sobald man es mit mehr als dieser Anzahl zu tun hat, einschließlich der besonderen Schwierigkeit der "zusätzlichen Tranchen-LPs", kann sich die Komplexität exponentiell erhöhen. Eine Tabellenkalkulation lässt sich im Vergleich zu einem System, das alle Berechnungen und Funktionen integriert hat, nicht mehr richtig skalieren, und die Mitarbeiter des Managers können leicht überfordert sein.
Für alle Manager, die sich immer noch auf Tabellenkalkulationen verlassen, um ihre PE-Investmentportfolios zu verwalten, gibt es keinen Grund, ihr hart erarbeitetes Geschäft aufs Spiel zu setzen! Excel und Sheets etc. sind weder skalierbar, noch ausreichend prüfbar oder geeignet, um in einer vertraulichen Back-Office-Umgebung für die Aufzeichnungen verwendet zu werden - insbesondere angesichts der treuhänderischen Verantwortung des Managers, genaue Aufzeichnungen für seine LPs zu führen.
Bei STP haben wir viel in unsere Private-Equity-Aufzeichnungsfunktionen in unserem Kernsystem Pmplus investiert, das in unsere umfassenden allgemeinen Portfoliokapazitäten für Vermögensverwalter und Fondsmanager integriert ist. Unsere Lösung ermöglicht die klare Trennung und Berichterstattung von Posten wie Gebühren, was die Transparenz der Berichterstattung erheblich verbessert.
Wenn Sie ein Manager sind, der PE auf einer Tabellenkalkulation betreibt, lassen Sie uns Ihnen eine sichere und robuste Lösung zeigen, damit Sie nachts besser schlafen können!
