L'investissement en private equity a connu une immense popularité ces dernières années et les taux de croissance des actifs sous gestion ont été spectaculaires. En 2020, Deloitte prévoyait que les actifs sous gestion atteindraient 5,8 trillions de dollars américains en 2025, ce qui semble toujours être un scénario de base raisonnable. Il y a environ 5 ans, un commentateur estimait que 90 % du capital-investissement était géré sur des feuilles de calcul - il n'y a pas beaucoup de preuves en 2022 que la situation ait beaucoup changé.
Ainsi, tous les gestionnaires d'investissement qui utilisent actuellement des feuilles de calcul pour le capital-investissement ne devraient-ils pas s'inquiéter de la nature "fragile" de ces enregistrements ? Que se passe-t-il si une allocation incorrecte est faite par inadvertance à leurs commanditaires ("LP") ? Que se passe-t-il si cette erreur de calcul sur tableur persiste pendant plusieurs années et plusieurs contributions/distributions d'investissements ? Qu'en est-il de leur obligation fiduciaire envers ces partenaires ? Alors que certains gestionnaires d'investissement ont déjà reconnu l'avantage de passer à une solution complète de tenue des dossiers de portefeuille, de nombreux autres gestionnaires continuent à utiliser des feuilles de calcul malgré les faiblesses et les inconvénients évidents d'une telle solution de tenue des dossiers. En fait, combien de gestionnaires sont limités dans la complexité des produits de PE qu'ils peuvent offrir à leurs investisseurs, en raison de préoccupations concernant la robustesse de l'utilisation de feuilles de calcul ?
Le problème le plus évident d'une feuille de calcul est son manque d'historique vérifiable. Il est trop facile d'apporter une modification à une feuille de calcul sans que l'on sache qui ou pourquoi cette modification a été effectuée. Si l'on ne prend pas soin d'incrémenter les numéros de version et de conserver des sauvegardes complètes, un désastre peut facilement s'ensuivre, nécessitant une quantité importante de reconstruction manuelle à partir des enregistrements de base. Le dépistage des erreurs dans les feuilles de calcul peut s'avérer difficile et chronophage, car il existe peu d'outils intégrés d'aide. Il faut donc prévoir de multiples points de contrôle dans la feuille de calcul afin de renforcer les "vérifications et les équilibres", ce qui complique encore le problème.
Les feuilles de calcul locales sont également difficiles à maintenir, car plusieurs utilisateurs tentent d'y accéder simultanément, ce qui réduit tout semblant de contrôle vérifiable. Qui dispose de la version actuelle ? Les copies multiples se trouvent-elles sur différents lecteurs et sont-elles mises à jour par différents membres du personnel ? Les feuilles de calcul dans le nuage sont par nature plus faciles à partager, mais le risque de problèmes de sécurité augmente et les copies locales peuvent toujours se propager dans l'entreprise. Comment le contrôle d'accès des utilisateurs est-il maintenu ? De nombreux LP partagent des données confidentielles avec leurs gestionnaires - une feuille de calcul installée localement est difficile à maintenir avec un contrôle d'accès utilisateur rigoureux ; le défi et le danger peuvent être immenses.
Même si la feuille de calcul PE est bien gérée, avec des sauvegardes complètes et des versions incrémentielles, la maintenance de la feuille dépend souvent de son "auteur" individuel. Si vous perdez un membre clé du personnel, comment le personnel restant pourra-t-il facilement reprendre le flambeau ? De nombreuses fonctions d'Excel peuvent être conçues pour aboutir au même calcul, mais les formules, les macros, les tableaux croisés et les pivots astucieux ont tendance à être élaborés en fonction de l'expérience/des préférences personnelles et sans une documentation complète et claire qui puisse être partagée et utilisée comme sauvegarde. Le fonctionnement interne de la feuille de calcul qui est censée contrôler et enregistrer des éléments tels que les engagements de la société en commandite, les cascades, les allocations, les distributions, les taux de rendement, les commissions de performance et les frais généraux peut être difficile à coder efficacement dans une feuille de calcul, sans parler de son utilisation et de sa maintenance. Et puis il y a la question de savoir à qui appartient la propriété de la feuille : Front-office ? Back-office ? Le personnel de back-office peut ne pas avoir la formation ou l'expérience nécessaire pour traiter les complexités byzantines d'une feuille de calcul PE préparée par le gestionnaire ou son analyste de front-office.
Un autre problème lié à l'utilisation de tableurs pour gérer un portefeuille de capital-investissement est l'"évolutivité". Par nature, un tableur peut gérer un très petit nombre d'investisseurs (une poignée que vous pouvez sûrement gérer avec un papier et une calculatrice), mais dès que vous avez affaire à plus que cela, y compris la difficulté spécifique des " LPs de tranche supplémentaire ", la croissance de la complexité peut sembler exponentielle. Une feuille de calcul n'est pas adaptée à l'utilisation d'un système qui intègre tous les calculs et toutes les capacités, et le personnel du gestionnaire peut être facilement dépassé.
Pour tous les gestionnaires qui utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer leurs portefeuilles d'investissement en capital-investissement, il n'y a aucune raison de mettre en péril votre activité durement gagnée ! Excel, Sheets, etc. ne sont ni évolutifs, ni suffisamment vérifiables, ni adaptés à un environnement confidentiel de tenue de dossiers de back-office - surtout si l'on tient compte de la responsabilité fiduciaire du gestionnaire de tenir des dossiers précis pour ses LP.
Chez STP, nous avons investi beaucoup d'efforts dans nos capacités d'enregistrement des fonds de capital-investissement sur notre système central Pmplus, qui est intégré à nos capacités générales complètes de gestion de portefeuille pour les gestionnaires de patrimoine et de fonds. Notre solution permet de séparer et de déclarer clairement des éléments tels que les frais, ce qui améliore considérablement la transparence des rapports.
Si vous êtes un gestionnaire qui fait fonctionner l'EP sur une feuille de calcul, laissez-nous vous montrer une solution sûre et robuste, pour que vous puissiez mieux dormir la nuit !
