为何管理者不应使用 Excel 管理私募股权投资基金

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过去几年,私募股权投资大受欢迎,资产管理规模的增长率也十分惊人。德勤在 2020 年预测,到 2025 年,私募股权投资的资产管理规模将达到 5.8 万亿美元。大约 5 年前,一位评论家估计,90% 的私募股权投资都是在电子表格上运行的--2022 年,没有太多证据表明情况发生了很大变化

那么,目前使用电子表格进行 PE 投资的所有投资经理难道不应该担心这些记录的 "脆弱性 "吗?如果无意中对有限合伙人("LP")进行了错误的分配怎么办?如果电子表格中的计算错误持续多年并多次出现在投资贡献/分配中怎么办?他们对这些合伙人的信托义务怎么办?尽管一些投资经理已经认识到转向全面的投资组合记录保存解决方案的好处,但仍有许多其他经理继续依赖电子表格,尽管这种记录保存解决方案存在明显的弱点和缺点。事实上,有多少投资经理因为担心电子表格的稳健性而限制了他们为投资者提供的 PE 产品的复杂性?

电子表格最明显的问题是缺乏可审计的历史记录。对电子表格进行更改非常容易,但却无法追溯更改者或更改原因。如果不注意增加版本号和保存全面的备份,就很容易发生灾难,需要从基本记录中进行大量的手动重建。追查电子表格错误既困难又费时,因为几乎没有内置工具可以提供帮助,因此必须在电子表格中建立多个检查点,以加倍 "检查和平衡",从而使问题更加复杂。

本地电子表格也很难维护,因为多个用户会同时访问这些电子表格,从而减少了任何可审计控制的可能性。谁拥有当前版本?多个副本是否存在于不同的驱动器上,并由不同的员工进行更新?基于云的电子表格本质上更容易共享,但安全问题的风险也随之增加,而且本地副本仍然可以在公司内部传播。如何维护用户访问控制?许多 LP 与他们的经理共享机密数据--本地安装的电子表格很难维持严格的用户访问控制;挑战和危险可能是巨大的。

即使 PE 电子表格维护得很好,有完整的备份和增量版本,电子表格的维护也往往取 决于 "作者 "个人。如果失去一名关键员工,剩下的员工还能轻易收拾残局吗?Excel 中的许多功能都可以通过工程设计得出相同的计算结果,但公式、宏、巧妙的交叉表和透视表往往是根据个人经验/偏好建立的,没有完整清晰的文档可供共享和用作备份。电子表格的内部运作本应控制和记录 LP 承诺、瀑布、分配、分派、障碍率、绩效费用和一般费用等项目,但电子表格中的代码很难有效编码,更不用说拾取和维护了。还有一个问题是电子表格的所有权归属:前台?后台?后台员工可能没有受过培训,也没有经验处理基金经理或其前台分析师编制的复杂的 PE 电子表格。

使用电子表格管理 PE 投资组合的另一个问题是 "可扩展性"。电子表格从本质上讲只能处理极少数的投资者(用纸和计算器肯定能处理极少数的投资者),但一旦要处理的投资者超过这个数目,包括 "额外的 LP "这一特殊困难,复杂性就会呈指数级增长。使用电子表格与使用内置所有计算和功能的系统相比,电子表格无法正常扩展,而基金经理的员工也很容易不知所措。

对于那些仍然依赖电子表格来管理私募股权投资组合的经理人来说,没有理由将来之不易的业务置于风险之中!Excel 和 Sheets 等既不具备可扩展性,也不具备足够的审计性,更不适合用于保密的后台记录保存环境--尤其是考虑到经理人有为 LP 保存准确记录的信托责任。

在 STP,我们在核心系统 Pmplus 的私募股权投资记录保存功能方面投入了大量精力,该系统与我们为财富和基金经理提供的全面的一般投资组合功能集成在一起。我们的解决方案将实现费用等项目的明确分离和报告,从而大幅提高报告透明度。

如果您是在电子表格上运行 PE 的经理,让我们向您展示一个安全、强大的解决方案,让您晚上睡得更踏实!

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