O investimento em private equity tem sido imensamente popular nos últimos anos e as taxas de crescimento de AUM têm sido espetaculares. Em 2020, a Deloitte previu que o AUM chegaria a US$ 5,8 trilhões até 2025 e isso ainda parece ser uma base razoável. Há cerca de 5 anos, um comentarista estimou que 90% do PE era executado em planilhas - não há muitas evidências em 2022 de que a situação tenha mudado muito
Então, todos os gerentes de investimento que atualmente usam planilhas para PE não deveriam se preocupar com a natureza "frágil" desses registros? E se, inadvertidamente, for feita uma alocação incorreta para seus Limited Partners ("LP")? E se esse erro de cálculo da planilha persistir por vários anos e várias contribuições/distribuições de investimentos? E quanto à sua obrigação fiduciária para com esses parceiros? Embora alguns gerentes de investimento já tenham reconhecido o benefício de migrar para uma solução abrangente de manutenção de registros de portfólio, ainda há muitos outros gerentes que continuam a confiar em planilhas, apesar da óbvia fraqueza e das desvantagens dessa solução de manutenção de registros. Na verdade, quantos gerentes estão limitados na complexidade dos produtos de PE que podem oferecer a seus investidores, devido a preocupações com a robustez do uso de planilhas?
O problema mais óbvio de uma planilha é a falta de um histórico auditável. É muito fácil fazer uma alteração em uma planilha sem nenhum vestígio de quem ou por que a alteração foi feita. Se não for tomado o cuidado de incrementar os números de versão e manter backups abrangentes, poderá ocorrer um desastre facilmente, exigindo uma quantidade substancial de reconstrução manual a partir de registros básicos. O rastreamento de erros em planilhas pode ser difícil e demorado, pois há poucas ferramentas integradas para ajudar e, portanto, é necessário criar vários pontos de verificação na planilha para duplicar as "verificações e balanços", o que complica ainda mais o problema.
As planilhas locais também são difíceis de manter, pois vários usuários tentam acessá-las simultaneamente, reduzindo qualquer aparência de controle auditável. Quem tem a versão atual? Há várias cópias em diferentes unidades e sendo atualizadas por diferentes funcionários? As planilhas baseadas na nuvem são inerentemente mais fáceis de compartilhar, mas o risco de problemas de segurança aumenta e as cópias locais ainda podem se propagar pela empresa. Como é mantido o controle de acesso dos usuários? Muitos dos LPs compartilham dados confidenciais com seus gerentes - é difícil manter uma planilha instalada localmente com um controle rigoroso de acesso de usuários; o desafio e o perigo podem ser imensos.
Mesmo que a planilha de PE seja bem mantida com backups completos e versões incrementais, a manutenção da planilha geralmente depende do "autor" individual. Se um membro importante da equipe se perder, qual será a facilidade com que os demais membros da equipe poderão recuperar o que foi perdido? Muitas funções do Excel podem ser projetadas para se chegar ao mesmo cálculo, mas fórmulas, macros, tabulações cruzadas e pivôs inteligentes tendem a ser criados de acordo com a experiência/preferência pessoal e sem uma documentação completa e clara que possa ser compartilhada e usada como back-up. O funcionamento interno da planilha, que supostamente controla e registra itens como compromissos de LP, cascatas, alocações, distribuições, taxas de retorno, taxas de desempenho e taxas gerais, pode ser difícil de codificar de forma eficaz em uma planilha, quanto mais de capturar e manter. Além disso, há a questão de saber a quem pertence a propriedade da planilha: Front-office? Back-office? A equipe de back-office pode não ter o treinamento ou a experiência para lidar com as complexidades bizantinas de uma planilha de PE preparada pelo Gerente ou por seu analista de front-office.
Outro problema com o uso de planilhas para administrar um portfólio de PE é a "escalabilidade". Uma planilha, por sua natureza, pode lidar com um número muito pequeno de investidores (um punhado que você certamente pode fazer com papel e calculadora), mas assim que você começa a lidar com mais do que isso, incluindo a dificuldade específica de "LPs de parcelas adicionais", o aumento da complexidade pode parecer exponencial. Uma planilha não será dimensionada adequadamente em comparação com o uso de um sistema que tenha todos os cálculos e recursos incorporados, e a equipe do gerente pode ficar facilmente sobrecarregada.
Para todos os gerentes que ainda dependem de planilhas para administrar seus portfólios de investimento em PE, não há motivo para colocar em risco seu negócio conquistado com muito esforço! O Excel, o Sheets etc. não são escalonáveis, não são suficientemente auditáveis nem adequados para serem usados em um ambiente confidencial de manutenção de registros de back-office, especialmente considerando a responsabilidade fiduciária do gerente de manter registros precisos para seus LPs.
Na STP, investimos muito esforço em nossos recursos de manutenção de registros de Private Equity em nosso sistema principal, o Pmplus, que é integrado aos nossos recursos abrangentes de portfólio geral para gerentes de patrimônio e fundos. Nossa solução permitirá a separação clara e a geração de relatórios de itens como taxas, o que melhora substancialmente a transparência dos relatórios.
Se você é um gerente que executa o PE em uma planilha, deixe-nos mostrar uma solução segura e robusta, para que você possa dormir melhor à noite!
